Funderar du på att börja använda Sharepoint? Det är du inte ensam om. En del av våra kunder frågar om SharePoint och hur man kan använda i Microsoft 365 för företag. Oavsett om du är en ny Office 365-prenumerant som undersöker flexibiliteten i SharePoint eller en ivrig användare delar jag några väl uppskattade tips om samarbetsplattformen.
Ta reda på grunderna i Sharepoint, vad du behöver ha koll på och hur du får ut det mesta av SharePoint i molnet eller på plats. Låt oss nu dyka rätt i...
Vad är Sharepoint online?
Sharepoint online är en webbaserad applikation som hjälper organisationer att dela och hantera innehåll, kunskap och applikationer. Det är en säker plats för att lagra, organisera, dela och komma åt information från vilken enhet som helst. Sharepoint är uppbyggt av en kraftfull samling av programvara och är i princip en blandning av flera plattformar som Microsoft har förvärvat eller byggt upp genom åren.
Hur används Sharepoint?
Många företag väljer Sharepoint för möjligheten att kunna lägga till en unik syn på vad Sharepoint gör och bör göra. Medan andra enbart ser det som en dokumentförvaringsplats där de förvarar filer, policyer, rutiner och andra dokument. Sedan finns de som ser Sharepoint som en "intern webbplats" och programvara för innehållshantering, samt en plats för att lägga ut företagsnyheter och kommunikation.
SharePoint är en intelligent Microsoft 365-tjänst som förenklar för dokumenthantering, ökar informationsflödet och samarbetsförmågan på företag runt om i Sverige. Med hänsyn till verksamheten kan företag använda SharePoint som:
- Samarbetsprogram
- Dokumenthanteringssystem
- Intranät
- Extranät
Sharepoint lagringsbegränsningar
Beroende på vilken Microsoft 365 plan du har, finns det vissa begränsningar för tjänsten.
Det alla har gemensamt är:
- 2 millioner Webbplatser (samlingsplatser) per organisation
- 25 TB lagringsutrymme per plats (samling av platser)
- 1 TB Total lagring per organisation
- Du kan köpa ett obegränsat antal extra SharePoint-lagringsutrymmen.
Filstorlek och filvägens längd
- 250 GB - Begränsning för uppladdning av filer.
- 250 MB - Filer som bifogar ett listobjekt. Gäller för Microsoft Lists och SharePoint-listor – båda är baserade på samma plattform för listor.
- En lista kan ha upp till 30 miljoner objekt
- ett bibliotek kan ha upp till 30 miljoner filer och mappar.
När en lista, ett bibliotek eller en mapp innehåller mer än 100 000 objekt kan du inte bryta behörighetskrav för listan, biblioteket eller mappen. Du kan inte heller återföra behörigheten till den. Däremot kan du bryta nedärvningen av enskilda objekt i listan, biblioteket eller mappen, upp till det maximala antalet unika behörigheter i listan eller biblioteket.
Få ut 100% av Sharepoint online
Det finns flera sätt för dig att få ut värde för ditt företag från Sharepoint. Det är ett program där ju mer du vet om hur du använder SharePoint, desto enklare blir det. SharePoint kan anpassas eller konfigureras unikt. Du kan behålla standard funktionerna och fördelarna med SharePoint online, eller så kan du anpassa dem efter företagets behov.
Med fildelning, samarbete och sociala funktioner kan SharePoint bryta upp skillnaderna och föra samman fjärrteam. Det ger företag ett sätt att automatisera affärsprocesser, spåra framsteg och dela information säkert mellan avdelningar (och till och med externt).
1. Skapa intranät i Sharepoint
Du vet väl om att du kan skapa ett intranät i Sharepoint? Sharepoint är en av de mest använda samarbetslösningarna idag och används främst för intranät, intern kommunikation och samarbete.
Skapa ett Intranät i SharePoint för den mest omfattande företags plattformen. Detta för att den kopplar samman anställda med de verktyg och resurser som är viktiga i det dagliga arbetet. Det finns fyra huvudalternativ för en SharePoint-butik. Du kan:
- Skaffa en grundläggande Microsoft-mall
- bygga ett intranät internt
- Anlita en SharePoint-expert för att bygga ett intranät.
- Köpa en färdigbyggd intranätlösning.
2. Användarvänlighet & Branding - Anpassa gränssnitt och utseende
Det finns stora möjligheter för att anpassa Sharepoint applikationens gränssnitt och utseende efter företags varumärke. Med Sharepoint branding förbättras medarbetarnas upplevelse av appen och dessutom med lite hjälp av några dra-och-släpp-funktioner så blir det svårslagbart!
Här är de element det går att ändra för att matcha ditt företags eller din organisations varumärke:
- Webbplatsens logotyp,
- Navigering och
- Färgerna som används på webbplatsen
3. Färdiga standardmallar i Sharepoint
Du kan välja bland flera tema mallar som finns tillgängliga som standard. Det är även möjligt att ange unika färger genom att förse SharePoint med en anpassad konfigurationsfil. Nya mallar uppdateras allt eftersom och mallarna är avsedda att underlätta för dig som vill börja skapa en SharePoint-webbplats snabbt.
4. Anpassade teman och mallar
Tillkommande varumärkesprofilering kan uppfyllas med anpassade teman eller webbplatsmallar utan att du behöver oroa dig för att något ska gå sönder när SharePoint uppdateras.
Anpassade teman skapar ytterligare färgscheman utöver standardvärdena. Med anpassade plats mallar kan du styra platsens tema och andra anpassningar som till exempel platsnavigering, standardprogram och andra inställningar.
5. Dokumenthantering & samarbete i Sharepoint
Dokumenthantering handlar om hur dokument och filer lagras i SharePoint och hur anställda kan komma åt dem. Du kan söka, ställa in tillgång till känsliga filer och dela dokument med andra externt. Dessutom kan du se dokumentversion historiken och återställa äldre versioner.
Kopiering/flyttning av flera filer i en enda operation har tre krav:
- Den totala filstorleken får inte överstiga 100 GB.
- Inte mer än 30 000 filer.
- Varje fil måste vara mindre än 15 GB.
6. Integrerade Office 365-applikationer
Integrationen med Microsoft 365 produkter skapar en sömlös digital upplevelse och sparar timmar av produktiv tid. Du kan enkelt integrera SharePoint med Microsoft-produkter som Outlook, Teams, Stream, Yammer, Planner och OneDrive.
SharePoint kopplar samman enskilda verktyg och hämtar information som leder till lägre utvecklingskostnader då du inte behöver bygga integrationen från grunden. Dina anställda får fler sätt att förbättra sina affärsprocesser och sitt arbete. Men, hur går det till?
Exempel 1: När du synkroniserar Outlook och SharePoint kan anställda få tillgång till sina bilagor och dokument som finns i SharePoint utan att behöva lämna Outlook.
Exempel 2: Genom att integrera OneDrive- och SharePoint kan användarna arbeta med dokument lokalt samtidigt som alla ändringar synkroniseras automatiskt till SharePoint online i nästan realtid.
Det spelar alltså ingen roll om du lämnar en arbetsfil på en dator hemma, dina filer synkroniseras och finns tillgängliga var som helst.
Effektiv användning av Sharepoint för företag
För effektiv användning av Sharepoint finns det flera tillvägagångssätt för ditt företag beroende på om det finns in-house expertis eller inte. För ett företag som inte har specialiserad IT-kompetens internt och behöver en snabb lösning kan ett färdigbyggt intranät vara lösningen.
Ett annat alternativ är att anlita en Sharepoint designer för att bygga ett unikt intranät efter ert sätt att samarbeta och är oftast det rekommenderade sättet att gå tillväga. Det går snabbt att implementera och ger löpande support och funktioner uppgraderingar.
3 Fördelar med Sharepoint
- Stärka samarbetet i organisationen: Samarbeta enklare på dokument med kollegor över molnet vart ni än befinner er.
- Öka informationsflödet: Lätt tillgängliga dokument och avancerade sök funktioner som gör informationsflödet smidigt mellan kollegor och kunder.
- Förenkla dokumenthantering: Sortera, hantera och lagra alla slags dokument på samma plats i en smart, molnbaserad miljö oavsett vilken enhet som används.
Kom igång med Sharepoint
I den dagliga affärsverksamheten är Sharepoint designad för flexibilitet och blir bättre desto mer användbar som appen används. Med Microsofts regelbundna uppdateringar kan du dessutom känna dig trygg med att nya funktioner utvecklas med tiden.
Det är svårt att hitta en lösning i företagsklass som ger samma möjligheter som SharePoint till ett jämförbart pris. De breda funktionerna och skräddarsydda möjligheter till anpassning gör Sharepoint nästintill oslagbart. Nu återstår endast att överväga alternativen och om du fortfarande har funderingar finns vi på Ciseway här för att hjälpa dig.
