Vad är Sharepoint? On-Premise vs Online 

september 20, 2022
Estimerad lästid ca: 6 minuter
sharepoint online vs on-prem featured image

Vad är Sharepoint, och hur kan du och ditt team använda det? I det här inlägget kommer du att få reda på just det. Dessutom får du flera tips på hur du använder Sharepoint för att skapa hemsidor, bearbeta och samarbeta med era dokument. Som om inte det vore nog kan du använda SharePoint för att hålla reda på data och statistik och, kanske bäst av allt, automatisera de där trista processerna som ingen egentligen vill göra men som är ack så viktiga.

Med SharePoint online eller på server är det enkelt att vara produktiv. Låt oss dyka rätt in i Sharepoint världen.  

Vad är SharePoint? 

SharePoint är en tjänst från Microsoft som låter företag och organisationer skapa webbplatser och intranätsystem för sin verksamhet. Enkelt förklarat kan SharePoint liknas vid Google Drive med möjligheterna att lagra, dela och tillsammans med andra redigera dokument, liksom tjänster för organisering och tilldelning av uppgifter som exempelvis Trello, men också så mycket mer. 

Med SharePoint kan du och ditt team på ett lättöverskådligt sätt se, dela och hantera data och dokument tillsammans. Det är enkelt att samarbeta i realtid även på avstånd om ni till exempel jobbar hemifrån, sitter på kontor på olika platser eller ofta förflyttar er i jobbet. Det finns även möjligheter att chatta med varandra, tilldela uppgifter till individer eller grupper och notifiera varandra. Detta kan ske via bland annat företagsintranät, interna webbsidor för kommunikation samt sidor för att dela dokument och information med kunder.  

Vad som är fördelaktigt med SharePoint är att det är ett flexibelt verktyg som kan användas på flera sätt och anpassas efter varje företagsbehov. Kort sagt är SharePoint vad du och din organisation gör det till. SharePoint är en del av Microsoft 365 och kan användas online med flera olika webbläsare såsom Chrome, Firefox, Microsoft Edge med fler. 

SharePoint on-premise vs SharePoint Online 

Sharepoint Online

Ska du och din organisation börja använda SharePoint så kan ni välja mellan SharePoint on-premise, även kallat SharePoint Server och SharePoint Online. Kanske undrar du vad skillnaden är mellan SharePoint on-premise och SharePoint Online, och vilket du bör välja?  

Den mest grundläggande skillnaden är att SharePoint on-premise installeras på en server av en Microsoft-tekniker eller annan kunnig, medan SharePoint Online är en molnbaserad tjänst som nås via internet. Utöver det finns en del andra skillnader, och vilket alternativ som är bäst för ditt team beror på teknisk kapacitet, budget och behov. Nedan följer en mer ingående förklaring till vad SharePoint on-premise respektive SharePoint Online är. 

SharePoint On-premise 

SharePoint On-premise kräver att företaget har en egen servergrupp, samt teknisk expertis för att installera och underhålla tjänsten.

I jämförelse med SharePoint Online har on-premise fler funktioner som möjliggör en högre grad av anpassning. Med SharePoint på server kan det också integreras med molnet för att ses och hanteras utanför serverplatsen, vilket skapar en sorts hybrid mellan de två modellerna. 

SharePoint Online 

SharePoint Online kräver ingen hårdvara i sig utan utgår från molnet, och kan laddas ner som app med en Office 365-prenumeration. Utrymmet och funktionerna är som sagt mer begränsade än med SharePoint på server.  Uppdateringar och dylikt sker, till skillnad från SharePoint på server, automatiskt och mer frekvent. 

Fördelar och nackdelar med SharePoint 

SharePoint och SharePoint Online har alltså båda sina fördelar och nackdelar. SharePoint kräver fysiskt utrymme, hårdvara och tekniska kunskaper, och måste underhållas och uppdateras manuellt. I och med dessa krav blir kostnaden högre, även om det förstås kan betala sig i längden.  

I gengäld får du större lagringsutrymme och fler möjligheter till egen anpassning av plattformen. Dessutom kan du välja att även använda den molnbaserade tjänsten, vilket ger dig fördelar från båda världar. SharePoint Online i sin tur kostar mindre och är enklare att både komma igång med och hålla igång, på bekostnad av utrymme och anpassning. 

I slutänden beror det helt på ditt företag vilket som är det bästa valet. Generellt kan dock sägas att ett större företag med ett etablerat IT-team och där jobbet främst sker på plats kan gynnas av SharePoint on-premise, medan ett mindre företag, framförallt ett som ofta är på språng eller jobbar på distans, kan ha större nytta av SharePoint Online. 

Hur används SharePoint idag? 

SharePoint används av företag och organisationer för att skapa intranät som låter användarna kommunicera med varandra samt lagra, dela och jobba på dokument direkt eller över tid. Med SharePoint kan team också dela information samt skapa appar och hemsidor både för internt bruk och för att dela med kunder samt potentiella kunder. Med SharePoint som kärna går det att hålla koll på och utveckla verksamheten från en och samma plattform. För ökad produktivitet kan uppgifter tilldelas anställda, eller i vissa fall helt automatiseras. 

SharePoint används av en rad olika verksamheter. Anpassningsmöjligheterna och de många funktionerna gör att varje verksamhet kan använda SharePoint på ett sätt som stödjer och underlättar deras arbetsprocess. Företag inom IT och andra informationsbranscher står för den största användningen av SharePoint, men tjänsten används även inom bland annat skolverksamhet, sjukvård, konstruktion samt diverse välgörenhetsorganisationer.  

Kravbehov för Sharepoint

De flesta organisationer och företag som använder SharePoint har mellan femtio och ett par hundra anställda, men även företag med mindre än tio eller flera tusen anställda har nytta av tjänsten. Både SharePoint on-premise och SharePoint Online är populära val beroende på organisationers olika kravbehov.  

Tips för hur du använder SharePoint 

Med allt som finns tillgängligt i SharePoint kan det vara överväldigande till en början. Här följer därför fem praktiska tips för hur du smartast använder SharePoint

  • Använd SharePoints taggsystem för att skapa sökbara taggar i systemet - och börja tagga dokument och andra filer så tidigt som möjligt. Detta sker genom att skapa så kallade fält i dokumentbiblioteket. Taggar underlättar kategorisering och gör det betydligt enklare att snabbt hitta den information du letar efter. 
  • Lägg till notifieringar om du till exempel behöver veta när någon ändrat i ett dokument. I inställningarna för filer eller hela filmappar kan du lägga till notisinställningar och anpassa vem som ska notifieras, vilken sorts ändring du vill ha notiser om, hur ofta du vill ha notiser med mer. 
Aviseringar Sharepoint
  • Utnyttja hela Office-paketet genom att integrera de olika apparna med SharePoint. Du kan till exempel enkelt synkronisera SharePoint med OneDrive. 
  • Använd SharePoint som dokumenthanteringssystem, är fördelaktigt för att förenkla skapandet, revisionen och lagringen av företagets filer. 
  • Om du har ett dokument eller en mapp som ofta används eller som du och ditt team behöver kunna få tillgång till snabbt är det en bra idé att fästa innehåll. Detta görs enkelt i alternativen för en mapp eller fil, som då hamnar längst upp i biblioteket eller den aktuella mappen så att du inte behöver leta efter den. 

Slutord om Sharepoint

Förhoppningsvis har du nu fått en överblick över vad SharePoint är, hur de olika versionerna skiljer sig från varandra och hur du och din verksamhet kan använda tjänsten för att förenkla kommunikation och öka produktiviteten på arbetet både på plats och på distans. Oavsett din organisations typ och storlek har SharePoint användbara funktioner som kan anpassas efter just era behov.

Har du redan en prenumeration på Office 365-paketet så är mycket av jobbet redan gjort, så tveka inte att se vad SharePoint kan göra för dig och ditt team. Behöver du mer hjälp att komma igång med SharePoint så hittar du information på Microsofts hemsida. 

Proaktiva IT-lösningar som är utformade för att förvandla din verksamhet.
crossmenuchevron-downchevron-right