SharePoint används av företag för att hantera data, statistik och bäst av allt att automatisera tråkiga processer som ingen egentligen vill göra men som ändå är så viktiga. Oavsett om ni använder SharePoint online eller på server är det enkelt att vara produktiv. Företag väljer Sharepoint för att skapa hemsidor, intranät, bearbeta och samarbeta på dokument.
I dagens blogg berättar vi vad sharepoint är, skillnaden mellan on-premise och online samt delar tips på hur du använder Sharepoint i företaget. Låt oss dyka rätt in i Sharepoint världen.
Vad är Sharepoint?
SharePoint är en del av Microsoft 365 och kan användas online med flera olika webbläsare såsom Chrome, Firefox, Edge med fler. Microsoft Sharepoint tillåter företag och organisationer att skapa webbplatser och intranätsystem för anställda i verksamheten.
SharePoint kan liknas vid Google Drive med möjligheterna att lagra, dela och tillsammans med andra redigera dokument, liksom tjänster för organisering och tilldelning av uppgifter som exempelvis Trello, men också så mycket mer.
Enorma möjligheter i Microsoft Sharepoint
SharePoint är ett lättöverskådligt sätt se, dela och hantera data och dokument tillsammans med andra. Det är enkelt att samarbeta i realtid även på avstånd för dig som jobbar hemifrån, på kontor eller på olika platser och förflyttar er ofta i jobbet.
Det finns möjligheter att chatta med varandra, tilldela uppgifter till individer eller grupper och notifiera varandra. Detta kan ske via bland annat intranät och interna webbsidor för kommunikation samt sidor för att dela dokument och information med kunder.
Vad som är fördelaktigt med SharePoint är att det är ett flexibelt verktyg som kan användas på flera sätt och anpassas efter varje företagsbehov. Med enklare ord är Sharepoint vad du och din organisation vill gör det till.
Skillnaden mellan Sharepoint online vs on-premise
Ska du börja använda SharePoint? Behöver du välja mellan SharePoint on-premise och SharePoint Online?
Den mest grundläggande skillnaden är att SharePoint on-premise installeras på en server av en Microsoft-tekniker eller annan kunnig. Medan SharePoint online är en molntjänst som nås via internet. Sedan finns det en del andra skillnader och vilket alternativ som är bäst för ditt team beror på: teknisk kapacitet, budget och behov.
Nedan följer en mer ingående förklaring till vad SharePoint on-premise respektive SharePoint online är.
Sharepoint online
SharePoint online kräver ingen hårdvara i sig utan utgår från molnet och kan laddas ner som app med en Microsoft 365-prenumeration.
- Utrymmet och funktionerna är mer begränsade än med SharePoint på server.
- Uppdateringar sker till skillnad från SharePoint på server, automatiskt och mer frekvent.
Online kostar mindre och är enklare att både komma igång med och hantera, på bekostnad av utrymme och anpassning. Läs mer om grunderna i Sharepoint online för nybörjare.
Sharepoint on-premise
SharePoint on-premise (även kallat SharePoint server) kräver att företaget har en egen server, samt teknisk expertis för att installera och underhålla tjänsten.
- I jämförelse med SharePoint online har on-premise fler funktioner som möjliggör en högre grad av anpassning.
- Med SharePoint på server kan det också integreras med molnet för att ses och hanteras utanför serverplatsen, vilket skapar en sorts hybrid mellan de två modellerna.
On premise kräver fysiskt utrymme, hårdvara, tekniska kunskaper och måste underhållas och uppdateras manuellt. Vilket leder till att kostnaden blir högre även om det förstås kan betala sig i längden. I gengäld får du större lagringsutrymme och fler möjligheter till egen anpassning av plattformen. Dessutom kan du välja att använda den molnbaserade tjänsten, vilket ger dig fördelar från båda världar.
Vad används SharePoint till?
SharePoint används av företag och organisationer för att skapa intranät som låter användarna kommunicera med varandra samt lagra, dela och jobba på dokument direkt eller över tid. Med SharePoint kan team också dela information samt skapa appar och hemsidor både för internt bruk och för att dela med kunder samt potentiella kunder.
Med SharePoint som kärna i företaget kan du hålla koll på och utveckla verksamheten från en och samma plattform. För ökad produktivitet kan uppgifter tilldelas anställda eller automatiseras helt.
Företagstyper som använder Sharepoint
Anpassningsmöjligheterna och de många funktionerna gör att varje företag kan använda SharePoint på ett sätt som stödjer och underlättar deras arbetsprocess. SharePoint används därför av en mängd olika verksamheter.
Företag inom IT och andra informationsbranscher står för den största användningen av SharePoint, men tjänsten används även inom bland annat skolverksamhet, sjukvård, konstruktion samt diverse välgörenhetsorganisationer.
De flesta organisationer och företag som använder SharePoint har mellan femtio och ett par hundra anställda, men även företag med mindre än tio eller flera tusen anställda har nytta av tjänsten. Både SharePoint on-premise och SharePoint Online är populära val beroende på företagets kravbehov.
Tips för hur du använder SharePoint
Med allt som finns tillgängligt i SharePoint kan det vara överväldigande till en början. Här följer därför fem praktiska tips för hur du smartast använder SharePoint.
- Använd SharePoints taggsystem för att skapa sökbara taggar i systemet - och börja tagga dokument och andra filer så tidigt som möjligt. Detta sker genom att skapa så kallade fält i dokumentbiblioteket. Taggar underlättar kategorisering och gör det betydligt enklare att snabbt hitta den information du letar efter.
- Utnyttja hela Office-paketet genom att integrera de olika apparna med SharePoint. Du kan till exempel enkelt synkronisera SharePoint med OneDrive.
- Att använda SharePoint som dokumenthanteringssystem är fördelaktigt för att förenkla skapandet, revisionen och lagringen av företagets filer.
- Fäst viktigt innehåll för enklare åtkomst. Om du har ett dokument eller en mapp som ofta används eller som du och ditt team behöver kunna få tillgång till snabbt är det en bra idé att fästa innehåll. Detta görs enkelt i alternativen för en mapp eller fil, som då hamnar längst upp i biblioteket eller den aktuella mappen så att du inte behöver leta efter den.
- Lägg till avisering om du till exempel behöver veta när någon ändrat i ett dokument. I inställningarna för filer eller hela filmappar kan du lägga till notisinställningar och anpassa vem som ska notifieras, vilken sorts ändring du vill ha notiser om, hur ofta du vill ha notiser med mer.
Slutord om Sharepoint
Nu har du förhoppningsvis fått en bättre överblick över SharePoint, hur de olika versionerna skiljer sig från varandra, hur du kan använda tjänsten för att förenkla kommunikation och öka produktiviteten på arbetet (både på plats och på distans). Oavsett företagstyp och storlek har SharePoint användbara funktioner som kan anpassas efter just era behov.
I slutänden är valet helt på ditt företag vilken lösning som är det bästa valet. Generellt kan dock sägas att ett större företag med ett etablerat IT-team och där jobbet främst sker på plats kan gynnas av SharePoint on-premise, medan ett mindre företag, framför allt ett som ofta är på språng eller jobbar på distans, kan ha större nytta av SharePoint online.
Har du redan en prenumeration på Microsoft 365-paketet? Då är mycket av arbetet redan gjort. Utforska mer om vad SharePoint kan göra för dig och ditt team. Hör av dig till oss på Ciseway för professionell hjälp att komma igång med utveckling i SharePoint.
