Dokumenthantering Sharepoint – 5 fördelar

Letar du efter ett system för dokumenthantering som tillåter dig att samarbeta, kommunicera eller bli mer produktiv? Vill du spara tid genom att samarbeta på ett projekt?

Sharepoint dokumenthantering gör det enklare för dig att utföra jobbet samtidigt som du effektivt sparar tid och pengar åt företaget. Vi har tagit fram 5 av de främsta fördelarna till att använda Sharepoint som dokumenthanteringssystem.

 

1. Integrera med andra appar

Många organisationer använder redan Microsoft Office dvs. Word, Excel och Powerpoint. Eftersom Sharepoint är en Microsoft produkt så är den integrerad i Microsoft 365.

Delve och Microsoft Graph används för att ge medarbetarna en lista över nyligen använda dokument. Microsoft Graph är en teknik som spårar allt du gör i Office 365, vilket kanske låter skrämmande men det är verkligen användbart. Delve i sin tur markerar relevant innehåll för dig. Gå till portal.office.com för att se listan över de dokument som du nyligen har kikat på eller redigerat.

Dina kollegor kommer att bli ännu mer produktiva, effektiva och mer insatt. Genomförs det på rätt sätt så kommer du rent sagt få sinnesfrid. Enkel, sömlös integration är tilltalande för många  användare.

 

2. Perfekt Samarbete

Dokumenthantering i Sharepoint främjar för perfekt samarbete till skillnad från andra dokumenthanteringssystem. SharePoint ger dig frihet att fritt anpassa systemet efter företagets behov. Behöver du dela dokument och innehåll till leverantörer eller kunder? Det går att ställa in  i de externa delningsfunktionerna.

En extern användare är någon utanför organisationen som är tillåten att komma åt dina SharePoint Online-webbplatser och dokument. Men de behöver inte ha en licens eller en Microsoft 365-prenumeration för det. Har du tidigare samarbetat i en fil med en grupp kollegor genom att skicka den fram och tillbaka som en e-postbilaga? Det är inte längre ett pålitligt sätt att samarbeta.

Med SharePoint Online kan flera användare redigera en och samma fil samtidigt. Detta oavsett om det är från en stationär dator eller mobiltelefon. SharePoint-lagring använder samma synkroniseringsprotokoll som Microsoft OneDrive. Det innebär att varje dokument och redigering av ett dokument sparas omedelbart och kontinuerligt i molnet.

Varje gång ett dokument uppdateras skickas versionuppdateringen till alla enheter som är ansluten till nätverket och på så sätt håller alla gruppmedlemmar uppdaterade.

 

3. Versionshistorik – flera versioner av ett dokument

Många skickar fortfarande dokument fram och tillbaka via e-post, men då blir det svårt att se vilket som är den senaste versionen. Versionsfunktioner i SharePoint hjälper dig att bli av med onödiga kopior av samma dokument.

Varje version finns alltid i en sparad fil som du har tillgång till. Alla tidigare versioner är sparade i versionshistoriken (om den är aktiverad). Versionshistoriken innehåller information om när en fil ändrades och vem som ändrade den.

Versionshistorik Sharepoint Online

 

I dokumentbiblioteken kan versionshistoriken innehålla kommentarer om ändringarna som har gjorts. I biblioteket kan du spåra båda huvudversionerna, t.ex. lägga till ett nytt avsnitt i ett dokument och delversioner eller till exempel åtgärda ett stavfel.

 

4. SharePoint är anpassningsbart

Företag som använder SharePoint kan anpassa programvaran efter sina specifika krav och få den bättre anpassad. Flexibiliteten är till stor hjälp för små och större organisationer som behöver specifika funktioner. Du kan till exempel skapa unika godkännandearbetsflöden för innehåll som lagras i SharePoint.

Med Power Automate kan du hantera godkännande av dokument eller processer över flera tjänster t.ex. SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive för företag, Zendesk eller WordPress. Flöden kan utlösas av SharePoint-åtgärder (till exempel när ett dokument skapas i en mapp) eller utföra åtgärder i SharePoint (t.ex. flytta en fil till mapp). Det fungerar också med tredje parts säkerhetsverktyg om företaget behöver en annan typ av säkerhet.

 

5. Avancerad sökning

Windows tillåter användare att söka efter dokument men dess sökfunktionalitet är inte lika rik som de färdiga funktionerna i SharePoint Search. Med SharePoint Search kan du enkelt hitta dokument baserat på sökfrågor och förfina och ändra sökdata via metadata. Du kommer snabbt åt information genom en mängd genvägar och intuitiva länkar. Detta långt innan du ens hinner öppna den faktiska sökresultatsidan. Håll pekaren över sökresultatet om du vill förhandsgranska dokumentinnehållet i hovringspanelen till höger om resultatet. Användare kan enkelt skilja sökresultat baserat på filtyp.

Microsoft Office-dokument visar till exempel programikonen framför sökresultatets rubrik. När du söker efter personer visas användarens profilbild och tillgängligheten i Teams. SharePoint Search hjälper användaren att snabbt återgå till viktiga dokument, webbplatser och genom att visa de senaste sökningarna samt nyligen visade dokument.

Sharepoint dokumenthantering tillåter dig att smidigt skapa, ändra, organisera och producera innehåll.

Sharepoint Dokumentbibliotek

 

Ta gärna hjälp av oss

Vi tar fram anpassade integrationsprojekt åt företag som kräver ett individuellt förhållningssätt och skräddarsydda lösningar. Dokumenthanteringslösningar är fördelaktiga för att förenkla skapandet, revisionen och lagringen av företagets filer.

Behöver du en dokumenthanteringssystem som inte tömmer banken, kräver grundläggande utbildning och erbjuder robust säkerhet från början? Läs mer om vår tjänst Sharepoint Utveckling.

Scroll to Top