För dig som söker en kommunikationsplattform med stöd för samarbete, video och samtal är Teams ett mycket bra alternativ. Med så många möten som sker online dagligen blir det alltmer viktigt att hitta det som funkar bäst för dig och dina mötesdeltagare.
För att få bukt på de återkommande problemen i digitala möten delar jag med mig av fördelar, några väl utvalda tips och tricks för bättre användning av Teams. Låt oss dyka rätt in!
Funktionerna som Microsoft Teams erbjuder gör den till mer än bara en chattapplikation. Oavsett om du använder Teams gratis eller betalar kan du ta del av alla rekommendationer i artikeln. Här är 10 tips som underlättar din användning av Teams:
Med enkla commandoåtgärder i Teams kan du snabbt komma åt filer, dina omnämningar, ändra status och mycket mer. I aktivitetstabben räcker det med att skriva ett snedstreck (/) så får du upp en lista med olika snabbåtgärder. Skriver du “/filer” får du fram de senaste använda filerna, med “/omnämnanden” - alla omnämningar, “/oläst” - dina olästa meddelanden, genom “/störej” kan du ändra status i hela appen till tystläge.
Du kan fästa viktiga chattar och kanaler för att se till att du inte missar viktiga meddelanden. Eller också dölja chatten efter avklarat samarbete kring ett ämne.
För att göra detta: Högerklicka på en chatt i datorn eller svep till vänster på mobilen, välj mer och sedan fäst/dölj chatt.
Du kan välja att ställa in brusnivån i bakgrunden genom att reducera brus i Teams möten. Inställningen för brus kan ändras när som helst, innan och under samtal.
De olika valmöjligheterna är "auto", som är inställd som standard, "hög", "låg" och "av". Perfekt när barnen, kaffeapparaterna eller annat oljud från bakgrunden kan störa mötet.
I större gruppmöten med flera videos kanske du ibland vill fokusera på en person, detta kan du göra i Teams.
Under ett videomöte, navigera över videon som du vill ha fokus på och klicka på de tre prickarna. Därefter får du upp en meny och voilá där väljer du ”fäst”.
Generera e-post och skicka meddelande till utvalda Teams kanaler direkt från mejlen. En funktion som öppnar upp fler möjligheter för kommunikation när det behövs.
Hämta e-postadress genom att högerklicka på en Teams kanal eller klicka på de 3 prickarna för att få upp menyn med fler alternativ. Därifrån väjer du ”Hämta e-postadress”, med den kan sedan skicka meddelande eller vidarebefordra mejl till direkt från inkorgen.
Att ansluta sig till ett möte ska vara smidigt och det finns flera olika sätt för dig att enkelt ansluta till Teams-möten.
Du kan antingen ansluta från kalendern, kanalen, chatten eller från ett meddelande i Teams.
Möjligheten att svara på samtal i Teams från en annan enhet samtidigt som du redan deltar i mötet är en händig funktion.
Det är alltså möjligt att antingen ansluta sig med nya enheter eller att överföra samtalet från till exempel datorn till mobil om du behöver röra på dig utan att behöva lämna mötet.
En välfungerande funktion som förenklar när det är som mest stressat.
Många möten sker spontant och ibland glömmer vi bort mötestiden av förståeliga skäl. När det sker kan du påminna genom att bjuda in personen från mötet med två klick.
Från ett pågående möte välj "Visa deltagare" för att få upp inbjudna deltagare som inte har anslutit än.
Om du vill påminna någon som har bjudits in till mötet pekar du på namnet och väljer: Begär att få ansluta.
När du ska delta i ett Teams möte med video kan du välja att ha suddig bakgrund, standard Bild-templates eller egen bild.
En bra funktion att ha tillgängligt när det är stökigt i bakgrunden, i en miljö där det är mycket spring eller helt enkelt vill spexa till det lite.
Denna funktion gör att du kan dela in ett pågående möte i mindre delgrupper, så kallad ”Breakout rooms”.
Med flera mindre möten kan man diskutera ämnen i små grupper, engagera alla deltagare och samla in värdefull information.
Är du redan en Teams användare och inte utnyttjat funktionerna fullt ut? Eller ska du precis komma igång? Med Microsoft i spetsen släpps det kontinuerligt nya funktioner i Teams.
Teams är gratis och kan användas av alla; privatpersoner, studenter och företag. Dina deltagare kan ansluta utan konto med upptill 100 deltagare samt 60 min samtalstid i grupprum.
Har du Microsoft 365 för företag finns det en hel del applikationer och integrationer till ditt förfogande, som exempelvis SharePoint och Outlook (ej gratis).
De vanligaste alternativen till Teams är Zoom och Google Meet. Båda är väldigt populära, Meet bland organisationer med G-suite och Zoom mer allmänt bland vanligt folk samt för liveintervjuer. Båda kan användas gratis med vissa begränsningar som tex:
- 40 min samtalstid på gruppmöten i Zoom eller
- 1 timmes gruppsamtal (med 3+) eller 24 timmar 1 och 1 i Google Meet.
Du kan ansluta dig utan att ladda ner appen via en webbläsare och ringa in via audio i samtliga alternativ. Det enda är:
För att använda Google Meet behöver du ett G-mailkonto, för Teams ett Microsoft konto och för Zoom behöver du skapa ett konto (oavsett Microsoft eller G-mejl).
Så, vilken är din go-to app för digitala möten?
Förhoppningsvis har du fått en bättre inblick i vad du kan göra med Teams möten och hur alternativen ser ut. Om du har lyckats ta dig så här långt och är fortsatt intresserad av att utöka dina kunskaper om Teams kan du läsa mer om Live events i Teams, byt bakgrundsbild inför videomöten eller en komplett guide om teams specifikationer och begränsningar.
Vill du streama video live till en stor publik och låta vem som helst delta i ett skapat live event? Utan att deltagarna behöver licens?
Microsoft Teams är ett samarbetsverktyg med många smarta funktioner som underlättar för dig och kommunikationen i teamet, oavsett ditt behov. Live Events är en förlängning av Microsoft Teams som gör att du kan schemalägga och skapa events som kan streamas upp till 20 000 tills 30 Juni 2021 efter det blir det 10 000 lyssnare igen.
Det är en så kallad ”one-to-many” kommunikationsverktyg som du kan tillgängliggöra för deltagare utanför din organisation. Den största skillnaden mellan möten i Teams och live events är att den förstnämnda tillåter upp till 1000 deltagare i jämförelse med upp till 10 000. Deltagare kan titta direkt eller på den inspelade versionen i Yammer, Teams och/eller Stream.
Deltagarna kan även delta i realtid, med HD-video och interaktiva diskussioner. Du kan till och med interagera presentatörerna med hjälp av modererad Q & A eller en Yammer konversation.
Du kan skapa live-evenemang oavsett vart din publik, team eller kundgrupp befinner sig.
Det finns två typer av Live Events, du kan antingen skapa Live Events via Teams eller ska pa med hjälp av extern utrustning och programvarukodare via Microsoft Stream.
För att kunna skapa en Live Events behöver du förutom en bra uppkoppling följande:
När det gäller Publika live events kan alla som har länken delta utan att behöva logga in.
Privata live events, innebär att man begränsar endast till de inom organisationen eller en specifik grupp. Man behöver då logga in för att ansluta till händelsen.
Personen som skapar live evenemanget, dess organisatör ser då till att live händelsen konfigureras med rätt behörigheter för deltagarna. Även om andra roller finns tillgängliga, som producent (personer som ser till att deltagarna kan se live events utan problem samt dela sin video, skrivbord osv..). Det behövs dock en enda person för att kunna köra ett live evenemang.
Du kan skapa en händelse direkt i Teams genom att följa anvisningarna nedan.
Kom igång med Live Events (Microsoft)
Microsoft har med utvecklingen av Teams skapat en fullspäckad och central plattform för samarbete för världens företag. Dessutom med alla som jobbar hemifrån har efterfrågan för online videoverktyg ökat markant och Microsoft Teams sviker inte med utveckling av nya funktioner.
Har du bokat in och väntar på ett Teams videomöte ska börja? Här är en stegvis guide i hur du byter bakgrundsbild och använder dig av dina egna bakgrundsbilder i Microsoft Teams.
Bakgrundseffekter i Teams är ett sätt att förbättra din videoupplevelse genom möjligheten att ändra hur du ser ut i kameran. Du kan välja mellan olika förinställda bakgrunder eller ladda upp en egen bild. Du kan också använda funktionen suddig bakgrund för att dölja eventuella störande element i din omgivning. Bakgrundseffekter fungerar på både Windows och Mac, och du kan aktivera dem innan eller under ett möte.
När du ska byta bakgrundsbild i Teams hämtas olika bakgrundsbilder från ett innehållsleveransnätverk (dvs. ett nätverk för leverans av innehåll som bilder, videos osv.) eller "CDN" som är en förkortning för "Content Delivery Network".
För att kunna byta bakgrundsbild, använda effekt eller lägga till din egen måste du först starta appen och sedan påbörja ett möte i Microsoft Teams. Därefter kommer du få följande tre alternativ:
Du behöver alltså först gå med i ett möte och momentet innan du klickar på "Anslut nu" får du möjlighet att ställa in ljud, video samt bakgrundseffekter. Följ instruktionerna i videon nedan för att byta bakgrundsbild i Teams:
När du är i ett Teams möte klicka på [...] I menyraden och välj sedan ”Visa bakgrundseffekter”. Därefter ska du välja ”Oskärpa” (suddig bakgrundseffekt). Du kan som sagt ändra skärpa på bakgrunden innan mötet börjar också 🙂
Tips! Tänk på att om man vill kunna ställa in "oskärpa" så krävs det en processor med Advanced Vector Extensions 2 (AVX2) -stöd.
Inne i ett möte kan du ändra bakgrundsbilden genom att klicka på [...] I menyraden. Välj sedan ”Visa bakgrundseffekter” och därefter ska du ersätta den med en av de kurerade bilder som valts av Microsoft. Där kan du välja mellan några av de bilder som finns.
Nu vet du hur man byter ut bakgrundsbilden i Microsoft Teams. Är du redo att ladda upp en egen bild själv?
För dig som inte hittar en snygg bakgrund av de alternativen som finns, berättar vi nedan hur du kan ladda upp dina egna bilder.
När du använder funktioner för bakgrundseffekter för första gången skapas en mapp som heter "UPLOAD". Uploads-mappen gör det möjligt att ladda upp dina egna bilder på Windows och Mac.
I nuläget kan du ladda upp nästan vilken JPG, PNG eller GIF-fil som helst till uploads mappen för användning på nästa möte. Om du använder dig av bilder som inte är dina se då till att du inte bryter mot någon av upphovsrättslagarna när du gör det.
Sökväg Windows
C:\Users\användarnamn\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads\
Sökväg Mac
\användarnamn\Library\Application Support\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads\
Backgrounds By Ikea
Star Wars Backgrounds
Med Teams kan du chatta, ringa, dela filer och anordna videomöten med olika bakgrundseffekter. För att samarbeta med dina kollegor på ett smidigt och effektivt sätt kan du använda Microsoft Teams som en gemensam plattform för kommunikation och produktivitet. Med Teams kan du skapa och dela formulär, byta bakgrundsbild i videomöten, boka en arbetsyta och mycket mer. Du kan även bjuda in externa gäster till ditt team genom att skicka dem en länk via e-post eller annat sätt.
Teams är en del av Microsoft 365-paketet som ger dig tillgång till olika verktyg för samarbete och kommunikation. Du kan exempelvis expandera dina videomöten till publika live konferenser med live events. Vill du ha tips på hur du konfigurerar bakgrundseffekter i Teams för bättre videomöten? Boka in en kostnadsfri konsultation med oss.
